Steigere die Partizipation in virtuellen Meetings!

Einblicke aus der COME Cooperative Meetings Studie

Virtuelle Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, vor allem in Zeiten von Homeoffice. Doch wie können wir sicherstellen, dass alle Teilnehmenden aktiv und engagiert sind, die Inhalte klar und relevant sind und die Kommunikation effektiv und respektvoll ist? Genau diesen Fragen hat sich Irene Kernthaler-Moser gewidmet.

Irene ist seit 12 Jahren selbstständige Teamentwicklerin und lehrt sowie forscht an der Universität Wien zum Thema Meetings. Gemeinsam mit Michaela Schaffhauser-Linzatti hat sie eine Studie über Beteiligung in virtuellen Meetings publiziert und diese bei unserem #CMC MeetUp vorgestellt.

In diesem Blogartikel fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse aus Irenes Studie zusammen und geben dir einige Tipps, wie du deine virtuellen Meetings partizipativer gestalten kannst.

Erfolgsfaktoren für virtuelle Meetings

Die COME-Studie (Cooperative Meetings) basiert auf einer Online-Umfrage unter 887 Teilnehmenden aus verschiedenen Branchen und Organisationen. Sie haben ihre Erfahrungen und Meinungen zu verschiedenen Aspekten von virtuellen Meetings geteilt.

Irene hat ein Modell verwendet, das vier Faktoren berücksichtigt: die gemeinsame Aufgabe, die einzelnen Menschen, die Gruppe und das Umfeld. Diese Faktoren beeinflussen, wie die Teilnehmenden sich in virtuellen Meetings verhalten, wie sie sich fühlen und wie sie die Ergebnisse bewerten.

Wie du deine Meetings fesselnder gestaltest!

1. Virtuelle Passivität

Ein Drittel der Teilnehmenden ist virtuell passiver als im physischen Meeting. Gründe hierfür sind technische Probleme, mangelnde Klarheit, fehlendes Vertrauen oder Langeweile.

2. Die Kamera als Partizipationsfaktor

Die Kamera spielt eine wichtige Rolle bei der Partizipation. Ein Drittel hat die Kamera immer eingeschaltet, ein Drittel eher schon, ein Drittel teils teils oder eher nicht. Gründe hierfür sind die Internetverbindung, die Vereinbarung im Team, das persönliche Wohlbefinden und der Wunsch, gesehen zu werden.

3. Nebenbei-Arbeiten

Die Meinungen darüber, ob es stört, wenn andere nebenbei arbeiten, sind sehr unterschiedlich. Ein Drittel sagt, es stört sie sehr, ein Drittel sagt, es stört sie nicht, ein Drittel sagt, es ist ihnen egal. In stärker hierarchischen Organisationen arbeiten die Leute häufiger nebenbei und stören sich weniger daran.

4. Veränderte Meeting-Inhalte

Die Inhalte der Meetings verändern sich im virtuellen Raum. Informieren geht gleich gut oder besser, aber Diskutieren, Entscheiden und Ideenfinden dauert länger oder wird als weniger qualitativ empfunden.

5. Bedeutung der Agenda

Die Agenda ist ein wesentliches Element für die Klarheit und Relevanz der Inhalte. Die Leute wollen wissen, was sie inhaltlich beitragen können und wie lange die einzelnen Punkte dauern.

6. Fehlende informelle Kommunikation

Die informelle Kommunikation fehlt den meisten im virtuellen Raum, sowohl auf fachlicher als auch auf persönlicher Ebene. Das beeinflusst das Engagement, das Vertrauen und die Zusammenarbeit. Möglichkeiten, informelle Kommunikation zu fördern, sind Breakout-Räume, Chats, Kamingespräche oder Themenfragen.

Highlights vom #CMC MeetUp am 11.6.2024:

In unserem #CMC am 11. Juni 2024 hat uns Irene Kernthaler-Moser praxisnahe Tipps an die Hand gelegt, die ihr für mehr Partizipation in euren Meetings nutzen könnt. Hier sind einige Highlights für euch zusammengefasst:

Um technische Probleme in Meetings zu minimieren, sollte sichergestellt werden, dass alle Teilnehmenden eine stabile Internetverbindung und funktionierende Geräte haben. Technische Unterstützung sollte bei Bedarf angeboten werden.

Klare Regeln für die Kameranutzung und Beteiligung sind entscheidend. Ermutige alle, ihre Kameras einzuschalten und aktiv teilzunehmen. Vereinbare im Team klare Regeln, um ein produktives Umfeld zu schaffen.

Eine strukturierte Agenda ist ein Muss. Erstelle eine detaillierte Agenda und teile sie im Voraus. Das hält die Inhalte klar und relevant und nutzt die Zeit effizient.

Fördere informelle Kommunikation durch Breakout-Räume, Chats und Gesprächsformate. Dies stärkt den persönlichen Austausch und das Vertrauen im Team.

Ermutige aktive Teilnahme durch Fragen, moderierte Diskussionen und das Eingehen auf alle Beiträge. Das schafft eine dynamische Meeting-Atmosphäre.

Regelmäßiges Feedback ist wichtig. Hole regelmäßig Feedback ein, um Meetings kontinuierlich zu verbessern und auf die Bedürfnisse der Gruppe einzugehen.

Virtuelle Meetings können genauso effektiv und partizipativ sein wie physische Meetings, wenn sie richtig gestaltet werden. Für weitere Einblicke und detaillierte Informationen zur Studie empfehlen wir einen Blick in die vollständige Veröffentlichung von Irene Kernthaler-Moser und Michaela Schaffhauser-Linzatti. Bleib dran und gestalte deine virtuellen Meetings produktiver und angenehmer für alle Beteiligten!

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Sieh dir die gesamte Aufnahme des #CMC MeetUps auf unserem YouTube Channel an.

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